Aviso de privacidad

1.Responsable del tratamiento

Evalence, S.A.P.I. de C.V. (“Evalence” o “nosotros”), con domicilio en Mazatlan 81, Col. Condesa, C.P. 06140, Cuauhtémoc, Ciudad de México, es responsable del tratamiento de los datos personales que recabamos a través del sitio evalence.com.mx, la plataforma Evalence y los servicios relacionados (el “Servicio”).

Para cualquier asunto relacionado con este aviso o con tus datos personales, escríbenos a hola@evalence.com.mx.

2.Nuestro papel: responsable y encargado

Evalence es una plataforma que usan empresas, escuelas, universidades y otras instituciones (cada una, una “Organización”) para crear evaluaciones, aplicarlas a sus participantes y emitir constancias. Por eso tratamos los datos personales en dos calidades:

• Como responsable, tratamos los datos de tu cuenta (por ejemplo, nombre, correo y contraseña), los de las personas que visitan nuestro sitio o nos contactan, y los necesarios para operar, proteger y mejorar el Servicio.
• Como encargado, tratamos por cuenta de cada Organización los datos que esta carga o genera en su espacio de trabajo: las evaluaciones que asigna, las respuestas y calificaciones de sus participantes, las señales de integridad y las constancias que emite. En estos casos la Organización es la responsable: decide para qué se usan esos datos y cuánto tiempo se conservan, y nosotros solo los tratamos conforme a sus instrucciones.

Si presentas una evaluación por invitación de una Organización, te recomendamos consultar también su aviso de privacidad.

3.Datos personales que tratamos

Según cómo uses el Servicio, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

• Identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, fotografía de perfil (opcional, o la que proporcione Google o Microsoft si inicias sesión con ellos) e idioma preferido.
• Solicitudes de demostración: si pides una demostración en nuestro sitio, tu nombre, correo electrónico, teléfono y, si los indicas, el nombre de tu empresa y su giro.
• Credenciales de acceso: tu contraseña, que almacenamos protegida con una función de hash y nunca en texto legible, o el identificador de la cuenta de Google o Microsoft con la que inicias sesión.
• Datos de la Organización: los espacios de trabajo a los que perteneces, tu rol, tus grupos y, si la Organización lo registra, un identificador interno (por ejemplo, número de empleado o de matrícula).
• Datos de evaluación: evaluaciones asignadas, respuestas, intentos, fechas y horas, calificaciones, retroalimentación y constancias (nombre, lo certificado, puntaje, fechas de emisión y vigencia, y código de verificación).
• Datos técnicos y de integridad: dirección IP, navegador y dispositivo, y los eventos registrados durante un intento (inicio, respuestas guardadas, salir de la pestaña, salir de pantalla completa, pegar texto y entrega), así como registros de actividad y seguridad.
• Datos de uso: cuándo y con qué frecuencia usas el Servicio (inicio y última actividad de cada sesión, el espacio de trabajo abierto, dirección IP y navegador).
• Contenido que cargas: documentos (PDF, DOCX o TXT), preguntas, imágenes, logotipos e imágenes de firma para constancias. Estos archivos pueden contener datos personales de terceros; quien los carga es responsable de contar con la autorización para hacerlo.
• Comunicaciones: los mensajes que nos envías y el estado de entrega de los correos que te enviamos (por ejemplo, si un correo rebotó).
• Facturación (cuando aplique): si contratas un plan de pago, los datos fiscales necesarios para emitir comprobantes (CFDI), como nombre o razón social, RFC, domicilio fiscal y régimen fiscal.

Datos sensibles. No solicitamos datos personales sensibles, como los relativos a salud, origen étnico, creencias religiosas u opiniones políticas, y te pedimos no incluirlos en documentos, preguntas o respuestas. Si una Organización decide tratar datos sensibles mediante el Servicio, es responsable de obtener el consentimiento expreso y por escrito que exige la Ley.

4.Para qué usamos tus datos

Finalidades primarias, necesarias para prestarte el Servicio:

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo y permitirte iniciar sesión, incluso mediante Google o Microsoft.
• Operar los espacios de trabajo: invitaciones, roles, grupos y la incorporación automática por dominio de correo cuando la Organización la habilita.
• Generar preguntas con inteligencia artificial a partir de los documentos que cargas.
• Aplicar evaluaciones: controlar fechas, tiempos e intentos, guardar tus respuestas, calificarlas y mostrarte resultados según la configuración de la Organización.
• Registrar señales de integridad durante los intentos y ponerlas a disposición de la Organización que aplica la evaluación.
• Emitir constancias, enviártelas por correo y permitir que cualquier persona con el código verifique su autenticidad.
• Enviarte los correos propios del Servicio: verificación, restablecimiento de contraseña, invitaciones, evaluaciones asignadas, recordatorios de cierre, calificaciones y constancias.
• Proteger el Servicio: prevenir fraudes y abusos, limitar intentos, detectar accesos no autorizados y diagnosticar errores.
• Atender tus solicitudes de soporte y comunicarnos contigo sobre tu cuenta.
• Contactarte para agendar y dar la demostración que solicitaste y, en su caso, prepararte una propuesta.
• Facturar y cobrar los servicios contratados, cuando aplique, y cumplir nuestras obligaciones legales.

Finalidades secundarias, que no son necesarias para el Servicio pero nos ayudan a mejorarlo:

• Enviarte noticias, novedades del producto, invitaciones a eventos y comunicaciones comerciales.
• Invitarte a encuestas de satisfacción y estudios sobre el uso del Servicio.
• Enviarte recordatorios y sugerencias según tu uso del Servicio (por ejemplo, si dejaste una evaluación en borrador o no has vuelto en un tiempo).
• Analizar de forma agregada cómo se usa el Servicio para mejorarlo.

Si no deseas que tratemos tus datos para las finalidades secundarias, escríbenos a hola@evalence.com.mx con el asunto “Finalidades secundarias”. También puedes darte de baja desde el enlace incluido en cada comunicación comercial. Negarte no afectará tu acceso al Servicio.

5.Inteligencia artificial

Cuando generas preguntas a partir de un documento, extraemos su texto y lo enviamos a nuestros proveedores de inteligencia artificial para redactar las preguntas y revisar su calidad. Solo enviamos el contenido necesario para esa tarea.

Evalence no utiliza tus documentos, preguntas ni respuestas para entrenar modelos de inteligencia artificial. Nuestros proveedores procesan el contenido para prestarnos el servicio conforme a sus condiciones de uso por API.

Te recomendamos no cargar documentos con datos personales o información confidencial que no sean necesarios para la evaluación.

6.Con quién compartimos tus datos

Proveedores (encargados). Para operar el Servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, con obligaciones de confidencialidad y seguridad, y solo para los fines que les indicamos:

• Google Cloud Platform: alojamiento de la plataforma, base de datos, archivos y copias de respaldo.
• Vercel: alojamiento y entrega del sitio web.
• Amazon Web Services (Amazon SES): envío de correos electrónicos.
• OpenAI: generación de preguntas con inteligencia artificial.
• TypeSafe: revisión automática de la calidad de las preguntas generadas.
• Sentry: monitoreo y diagnóstico de errores.
• Plausible Analytics: estadísticas de visitas al sitio, sin cookies y sin identificarte.

Varios de estos proveedores almacenan o procesan información fuera de México, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea, por lo que tus datos pueden tratarse en esos países con medidas de protección equivalentes a las que aplicamos.

Transferencias. Compartimos datos con terceros solo en los siguientes casos, que la Ley permite sin requerir tu consentimiento:

• Con la Organización a la que perteneces: cuando aceptas una invitación o te unes a un espacio de trabajo, la Organización puede ver tu nombre, correo, fotografía, rol y grupos y, respecto de sus evaluaciones, tus intentos, respuestas, calificaciones, señales de integridad y constancias. Esto es necesario para prestar el servicio que tú y la Organización solicitan.
• Verificación pública de constancias: cualquier persona con el código de una constancia puede consultar el nombre de su titular, lo certificado, las fechas de emisión y vigencia, su estado y el nombre y logotipo de la Organización emisora, así como descargar el PDF. Comparte el código solo con quien quieras que la verifique.
• Autoridades: cuando lo exija la ley o lo ordene una autoridad competente, o para ejercer o defender nuestros derechos en un proceso judicial.
• Operaciones corporativas: en caso de fusión, adquisición o venta de activos, con la empresa que asuma el Servicio, que deberá respetar este aviso.

No vendemos tus datos personales.

7.Tus derechos ARCO y la revocación del consentimiento

Tienes derecho a acceder a tus datos personales y conocer cómo los tratamos; a rectificarlos si son inexactos o están incompletos; a cancelarlos cuando consideres que no se requieren para las finalidades de este aviso; y a oponerte a su tratamiento para fines específicos. También puedes revocar el consentimiento que nos hayas otorgado y limitar el uso o divulgación de tus datos.

Para ejercer estos derechos, envía un correo a hola@evalence.com.mx con el asunto “Derechos ARCO” e incluye:

• Tu nombre y el correo asociado a tu cuenta, para comunicarte la respuesta.
• Una copia de tu identificación oficial o, si actúas por medio de un representante, el documento que acredite la representación.
• Una descripción clara de los datos y del derecho que deseas ejercer.
• Cualquier documento o dato que facilite localizar tu información y, si pides una rectificación, la corrección que solicitas con su soporte.

Te responderemos por el mismo medio dentro de los plazos que establece la Ley. Algunos datos, como tu nombre, fotografía e idioma, puedes consultarlos y corregirlos directamente en la sección de perfil de tu cuenta.

Si tus datos forman parte del espacio de trabajo de una Organización (por ejemplo, los resultados de una evaluación), dirige tu solicitud a esa Organización, como responsable. Si nos la envías a nosotros, se la haremos llegar y la apoyaremos para atenderla.

Revocar tu consentimiento o cancelar tus datos puede impedir que sigamos prestándote el Servicio, y en algunos casos no podremos atender tu solicitud de inmediato porque una obligación legal nos exija conservar ciertos datos.

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la autoridad competente en la materia.

8.Cuánto tiempo conservamos tus datos

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades de este aviso y nuestras obligaciones legales. Los datos de evaluación dentro de un espacio de trabajo se conservan según lo que decida la Organización responsable.

Cuando procede la cancelación, bloqueamos los datos y, al concluir los plazos legales aplicables, los eliminamos o anonimizamos de forma segura. Las copias de respaldo se eliminan automáticamente conforme a su ciclo de rotación, que actualmente es de siete días.

9.Cómo protegemos tus datos

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, entre ellas:

• Conexiones cifradas mediante HTTPS.
• Infraestructura en Google Cloud con cifrado de datos en reposo.
• Archivos en almacenamiento privado, accesibles solo mediante enlaces firmados y temporales.
• Contraseñas protegidas con funciones de hash, nunca en texto legible.
• Acceso a la información limitado por espacio de trabajo y rol, y límites de intentos para prevenir ataques.
• Copias de respaldo periódicas.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora para que puedas tomar medidas.

10.Cookies y tecnologías similares

Usamos pocas cookies y tecnologías similares, y solo con estos fines:

• Sesión: cookies cifradas que mantienen tu sesión iniciada y protegen los formularios contra solicitudes falsificadas. Sin ellas no es posible iniciar sesión.
• Preferencias: recordamos el último espacio de trabajo que abriste (cookie con vigencia de hasta un año) y el tema claro u oscuro que elegiste (guardado en tu navegador).
• Estadísticas: usamos Plausible Analytics, que mide las visitas de forma agregada, sin cookies y sin recabar datos que te identifiquen.
• Diagnóstico de errores: cuando ocurre un error, Sentry puede registrar información técnica de tu navegador y una reproducción de la sesión con los textos ocultos, para ayudarnos a corregirlo.

No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios. Puedes eliminar o bloquear las cookies desde la configuración de tu navegador, aunque algunas funciones del Servicio dejarían de funcionar.

11.Menores de edad

Para registrarte por iniciativa propia debes ser mayor de edad. Las personas menores de edad solo pueden usar el Servicio por invitación de una Organización educativa o de capacitación, que es responsable de obtener el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o la tutela, conforme a la Ley.

12.Consentimiento

Al proporcionarnos tus datos personales después de haber tenido a tu disposición este aviso, consientes su tratamiento en los términos aquí descritos. Puedes revocar tu consentimiento en cualquier momento, como se explica en la sección de derechos ARCO.

13.Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso para reflejar cambios legales, en el Servicio o en nuestras prácticas. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son relevantes, te lo informaremos por correo o dentro del Servicio.

Si tienes dudas sobre este aviso, escríbenos a hola@evalence.com.mx.